Nên mua hay thuê máy photocopy? Giải pháp chi phí và hiệu quả cho doanh nghiệp

   Máy photocopy là thiết bị văn phòng không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi bắt đầu vận hành hoặc mở rộng quy mô, nhiều doanh nghiệp phân vân: nên mua hay thuê máy photocopy? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, so sánh cụ thể về chi phí, hiệu quả vận hành và tính linh hoạt giữa hai phương án này.

Thuê máy photocopy – Giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

   Thuê máy photocopy đang là xu hướng phổ biến hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hay đơn vị có nhu cầu sử dụng máy ngắn hạn. Với hình thức này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời duy trì sự linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị.

Ưu điểm khi thuê máy photocopy

• Không cần chi phí đầu tư lớn: Thay vì bỏ ra một khoản tiền lớn để mua máy, bạn chỉ cần thanh toán chi phí thuê hàng tháng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng tiền và tiết kiệm chi phí ban đầu.

• Bảo trì và sửa chữa miễn phí: Các đơn vị cho thuê máy photocopy thường bao gồm dịch vụ bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện định kỳ. Bạn không cần lo lắng về vấn đề bảo dưỡng máy móc, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Dễ dàng nâng cấp thiết bị: Khi nhu cầu sử dụng máy tăng lên hoặc bạn muốn thay đổi thiết bị mới, việc nâng cấp máy photocopy là rất đơn giản. Bạn có thể dễ dàng chuyển sang mẫu máy mới mà không cần lo lắng về việc thanh lý thiết bị cũ.

• Hợp đồng linh hoạt: Các hợp đồng thuê máy photocopy thường có tính linh hoạt cao, cho phép bạn lựa chọn thời gian thuê theo tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp.

Nhược điểm khi thuê máy photocopy

• Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ: Chất lượng dịch vụ và thiết bị sẽ phụ thuộc vào đơn vị cho thuê. Do đó, bạn cần lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê uy tín để đảm bảo máy hoạt động ổn định và nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
• Giới hạn về số lượng và tính năng máy: Một số đơn vị cho thuê máy photocopy có thể giới hạn số lượng hoặc loại máy bạn có thể thuê. Điều này có thể gây khó khăn nếu doanh nghiệp có nhu cầu đặc biệt hoặc muốn sử dụng thiết bị với các tính năng cao cấp.
• Không có quyền sở hữu thiết bị: Khi thuê máy, bạn sẽ không sở hữu thiết bị, điều này có thể gây bất tiện trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng máy lâu dài hoặc muốn tùy chỉnh, sửa đổi thiết bị theo nhu cầu riêng.
• Rủi ro khi hợp đồng hết hạn: Khi hợp đồng cho thuê kết thúc, bạn phải trả lại thiết bị, điều này có thể gây gián đoạn trong công việc nếu doanh nghiệp chưa kịp chuẩn bị thiết bị thay thế. Nếu muốn tiếp tục thuê, bạn có thể phải đàm phán lại các điều khoản hợp đồng, có thể dẫn đến chi phí thay đổi hoặc không đảm bảo thiết bị vẫn sẵn sàng cho bạn

Mua máy photocopy – Giải pháp dài hạn cho doanh nghiệp ổn định

   Đối với các doanh nghiệp có tần suất sử dụng máy photocopy cao và nhu cầu lâu dài, mua máy photocopy có thể là lựa chọn hợp lý. Đây là giải pháp giúp chủ động trong quá trình sử dụng và mang lại lợi ích lâu dài về mặt chi phí cũng như hiệu quả quản lý thiết bị.

Ưu điểm khi mua máy photocopy

• Sở hữu tài sản cố định: Khi mua máy photocopy, thiết bị thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Bạn có thể tính vào tài sản cố định và khấu hao theo quy định kế toán – một lợi thế trong quản lý tài chính và đầu tư dài hạn.

• Không phụ thuộc vào hợp đồng thuê: Doanh nghiệp được toàn quyền sử dụng, bảo quản và khai thác thiết bị theo nhu cầu thực tế. Không cần lo lắng về giới hạn hợp đồng, thời gian thuê hay các điều khoản ràng buộc từ bên cung cấp dịch vụ.

• Tiết kiệm chi phí về lâu dài: Nếu doanh nghiệp sử dụng máy liên tục trong thời gian từ 3 đến 5 năm, tổng chi phí đầu tư ban đầu có thể thấp hơn rất nhiều so với việc thuê máy trong cùng kỳ hạn. Điều này đặc biệt đúng với các đơn vị có khối lượng in ấn lớn mỗi tháng.

Nhược điểm khi mua máy photocopy

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Mua một chiếc máy photocopy chính hãng, chất lượng tốt có thể tiêu tốn từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng – là khoản đầu tư lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có ngân sách hạn chế.

• Chi phí bảo trì và thay thế linh kiện phát sinh: Khi sở hữu máy, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm cho việc bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện nếu máy gặp sự cố. Trừ khi có đăng ký gói bảo hành mở rộng hoặc dịch vụ bảo trì định kỳ, chi phí này có thể phát sinh không báo trước.

• Nguy cơ lỗi thời công nghệ: Công nghệ máy photocopy thay đổi nhanh chóng, các model mới thường được tích hợp thêm tính năng thông minh, tiết kiệm điện hoặc in ấn bảo mật. Máy được mua cách đây 2–3 năm có thể không còn đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại hoặc không tương thích với hệ thống công nghệ mới.

So sánh Mua máy photocopy và Thuê máy photocopy

Lựa chọn mua hay thuê máy photocopy – đâu là giải pháp phù hợp cho từng mô hình doanh nghiệp

Nên mua máy photocopy khi:

• Bạn là doanh nghiệp có khối lượng in ấn lớn (>10.000 bản/tháng).
• Muốn đầu tư thiết bị văn phòng lâu dài.
• Có đội ngũ kỹ thuật nội bộ hoặc ký hợp đồng bảo trì riêng.

Nên thuê máy photocopy khi:

• Doanh nghiệp mới thành lập, cần tối ưu chi phí ban đầu.
• Nhu cầu sử dụng máy thay đổi theo thời vụ.
• Không muốn mất thời gian quản lý thiết bị, sửa chữa.

Lời khuyên từ Phú Sơn – Đơn vị cung cấp máy photocopy uy tín

   Tùy vào tình hình tài chính, chiến lược phát triển và nhu cầu sử dụng thực tế, doanh nghiệp có thể chọn hình thức phù hợp. Phú Sơn – Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê và bán máy photocopy toàn quốc, đáp ứng đa dạng yêu cầu từ khách hàng.

Với gần 20 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết:

• Giá thuê cạnh tranh, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
• Máy photocopy đời mới, chính hãng Ricoh, Gestetner, Konica minolta,....
• Bảo hành tận nơi, không phát sinh chi phí ẩn.

Tham khảo thêm: Kinh nghiệm thuê máy photocopy không bị hớ 

   Với câu hỏi “Nên mua hay thuê máy photocopy?”, không có câu trả lời cố định. Doanh nghiệp cần căn cứ vào mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, chi phí vận hành và chiến lược phát triển để đưa ra quyết định. Hãy liên hệ ngay với Phú Sơn để được tư vấn miễn phí, khảo sát tận nơi và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho văn phòng của bạn.