Những lỗi thường gặp khi thuê máy photocopy và cách khắc phục

   Thuê máy photocopy là giải pháp tiết kiệm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, việc vận hành không đúng cách có thể gây ra nhiều lỗi ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Bài viết dưới đây, Phú Sơn sẽ giúp bạn tham khảo các lỗi thường gặp và hướng dẫn cách xử lý nhanh chóng, hiệu quả.

Máy photocopy thường xuyên bị kẹt giấy

   Hiện tượng máy photocopy bị kẹt giấy liên tục là tình trạng phổ biến trong quá trình sử dụng, đặc biệt khi doanh nghiệp thuê máy photocopy mà chưa nắm rõ cách vận hành đúng kỹ thuật.
Nguyên nhân gây ra lỗi:

• Sử dụng giấy kém chất lượng, bị ẩm hoặc định lượng giấy thấp

• Giấy vào không đúng chiều, không đều

• Bộ phận rulo kéo giấy bị bụi bẩn, lâu ngày không vệ sinh

Cách xử lý hiệu quả:

• Sử dụng giấy photocopy chất lượng: Hãy ưu tiên lựa chọn loại giấy photocopy chuẩn, đúng định lượng, tránh các loại giấy kém chất lượng hoặc có độ dày không phù hợp với máy.

• Bảo quản giấy đúng cách: Để giấy luôn trong tình trạng tốt, bạn cần bảo quản giấy ở những nơi khô ráo, thoáng mát, tránh tiếp xúc trực tiếp với độ ẩm hoặc môi trường có nhiệt độ quá cao.

• Vệ sinh định kỳ rulo và khay giấy: Rulo kéo giấy và các khay giấy thường xuyên bị bám bụi và mực, khiến việc kéo giấy không đều. Vì vậy, bạn nên vệ sinh các bộ phận này thường xuyên để tránh tình trạng kẹt giấy.

👉 Kinh nghiệm thuê máy photocopy không bị hớ

Máy báo lỗi trống (drum) hoặc cụm sấy

   Lỗi máy photocopy báo trống (drum) hoặc cụm sấy là một trong những sự cố phổ biến trong quá trình sử dụng máy photocopy. Đây là dấu hiệu cho thấy máy có thể gặp vấn đề với các bộ phận quan trọng trong hệ thống in ấn.
Nguyên nhân gây lỗi:

• Trống (drum) hoặc cụm sấy đã sử dụng quá lâu và cần phải thay thế.

• Máy sử dụng quá tải, liên tục hoạt động với cường độ cao vượt mức cho phép 

Cách khắc phục hiệu quả:

• Thay thế linh kiện định kỳ: Bạn nên thay trống (drum) và cụm sấy theo đúng quy định được khuyến nghị của nhà sản xuất, nhằm đảm bảo máy hoạt động ổn định và hiệu quả.
• Gói thuê máy photocopy bao gồm dịch vụ bảo trì định kỳ, thay thế linh kiện đến kỳ hạn duy trì hiệu suất máy photocopy

   Máy photocopy được bảo trì đúng cách sẽ giảm thiểu tối đa các lỗi kỹ thuật, giúp tiết kiệm chi phí sửa chữa và tăng tuổi thọ của máy.

Bản in bị mờ, lem mực, đen nền

   Lỗi bản in mờ, lem mực, hoặc đen nền là một sự cố không hiếm gặp khi sử dụng máy photocopy, khiến chất lượng bản in bị giảm sút và khó chịu cho người dùng.
Nguyên nhân gây lỗi:
 

• Hết mực hoặc mực không chính hãng

• Trống (drum) bị mòn hoặc hỏng

• Gạt mực bị bẩn hoặc không hoạt động

Cách khắc phục hiệu quả:

• Thay mực chính hãng: Đảm bảo mực được thay đúng loại, chính hãng tránh tình trạng bản in mờ hoặc lem mực. Mực kém chất lượng có thể gây tắc nghẽn và ảnh hưởng đến chất lượng bản in.

• Vệ sinh linh kiện máy: Định kỳ thay thế làm sạch các bộ phận như gạt mực, trống tránh tình trạng mực bị bám hoặc phân tán không đều.

• Thay trống khi đến kỳ: Nếu trống bị mòn hoặc hỏng thì thay thế là giải pháp tốt nhất để đảm bảo chất lượng bản in.

Không kết nối được với máy tính hoặc mạng LAN
   Lỗi không kết nối được với máy tính hoặc mạng LAN thường gặp khi sử dụng máy photocopy kết nối với hệ thống mạng trong văn phòng. Lỗi này có thể làm gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Nguyên nhân gây lỗi:

• Lỗi IP: Máy photocopy có thể không được cấu hình IP đúng, khiến việc kết nối với máy tính hoặc mạng LAN bị gián đoạn.

• Cáp mạng: Cáp mạng bị hỏng hoặc không kết nối chính xác.

• Driver chưa cài đúng: Driver máy photocopy chưa được cài đặt đúng hoặc không tương thích với hệ thống máy tính.

Cách khắc phục hiệu quả:

• Cấu hình IP phù hợp: Kiểm tra và cấu hình lại địa chỉ IP của máy photocopy sao cho tương thích với mạng LAN hiện tại.

• Kiểm tra cáp mạng: Đảm bảo rằng cáp mạng đã được kết nối chắc chắn và không bị hỏng. Thử thay cáp mới nếu cần.

• Cài driver tương thích: Cài đặt lại driver máy photocopy và đảm bảo rằng phiên bản driver được cài đặt đúng và tương thích với hệ điều hành của máy tính.

Máy báo lỗi thiếu mực nhưng vẫn còn mực

   Lỗi máy báo thiếu mực mặc dù vẫn còn mực là tình trạng khá phổ biến khi sử dụng máy photocopy. Điều này có thể khiến bạn không thể tiếp tục công việc in ấn hoặc photocopy.
Nguyên nhân gây lỗi:

• Cảm biến mực bị bụi: Cảm biến mực có thể bị bụi bẩn hoặc cặn mực, khiến máy không thể nhận diện đúng lượng mực còn lại.

• Mực chưa đều: Mực trong hộp chưa phân phối đều hoặc đã bị lắng xuống, khiến cảm biến không nhận được chính xác mức mực.

Cách khắc phục hiệu quả:

• Lắc nhẹ hộp mực: Hãy lắc nhẹ hộp mực để giúp phân phối mực đều trong hộp, đảm bảo cảm biến có thể nhận diện đúng mức mực còn lại.

• Vệ sinh cảm biến mực: Kiểm tra và vệ sinh cảm biến mực thường xuyên để tránh tình trạng bụi bẩn hoặc cặn mực làm ảnh hưởng đến việc đọc thông số mực.

• Liên hệ kỹ thuật: Nếu lỗi vẫn tiếp tục xảy ra, bạn nên liên hệ với dịch vụ kỹ thuật để kiểm tra và xử lý triệt để.

   Để tránh gặp phải tình trạng này trong quá trình sử dụng, việc lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy có bảo trì định kỳ là một giải pháp hiệu quả, giúp bạn duy trì máy photocopy luôn hoạt động ổn định.

Máy hoạt động chậm, in lâu

   Lỗi máy photocopy hoạt động chậm, in lâu là một vấn đề phổ biến, có thể gây gián đoạn công việc và làm giảm hiệu suất sử dụng máy.
Nguyên nhân gây lỗi:

• Bộ nhớ đầy: Máy photocopy có thể gặp tình trạng bộ nhớ đầy do quá nhiều tài liệu được lưu trữ trong bộ nhớ tạm thời.

• File nặng: Khi bạn in hoặc photocopy các file có dung lượng lớn hoặc nhiều trang, quá trình in có thể bị chậm lại.

• Máy bị nóng: Nếu máy hoạt động liên tục mà không nghỉ, nhiệt độ máy có thể tăng cao, khiến máy chạy chậm và hiệu suất giảm.

Cách khắc phục hiệu quả:

• Khởi động lại máy: Tắt máy và khởi động lại để làm mới bộ nhớ, giúp máy hoạt động lại bình thường.

• Giảm dung lượng file: Trước khi in hoặc photocopy, bạn có thể giảm dung lượng file bằng cách nén file hoặc sử dụng các định dạng file nhẹ hơn để tăng tốc độ in.

• Kiểm tra bộ nhớ: Kiểm tra bộ nhớ của máy để đảm bảo không có quá nhiều tài liệu được lưu trữ, và giải phóng bộ nhớ nếu cần.

Máy photocopy kêu to, rung lắc khi hoạt động

   Lỗi máy photocopy kêu to, rung lắc khi hoạt động không chỉ gây khó chịu mà còn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và làm giảm tuổi thọ của máy.
Nguyên nhân gây lỗi:

• Đặt máy không đúng vị trí: Máy photocopy có thể bị đặt ở một vị trí không ổn định hoặc trên bề mặt không bằng phẳng, khiến máy kêu to và rung lắc khi hoạt động.

• Cụm cơ bên trong hỏng: Các bộ phận cơ học bên trong máy có thể bị hỏng hoặc bị lỏng, dẫn đến tình trạng rung và tạo tiếng ồn lớn trong quá trình hoạt động.

Cách khắc phục hiệu quả:

• Đặt máy đúng chuẩn: Hãy đảm bảo rằng máy photocopy được đặt trên một mặt phẳng, ổn định, tránh đặt máy ở những nơi có rung động mạnh hoặc trên các bề mặt mềm.

• Liên hệ kỹ thuật kiểm tra: Nếu máy vẫn kêu to hoặc rung lắc dù đã đặt đúng vị trí, bạn nên liên hệ với dịch vụ kỹ thuật để kiểm tra và sửa chữa các cụm cơ bên trong máy, đảm bảo máy hoạt động êm ái và ổn định.

Dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín, giá rẻ tại Hà Nội

   Phú Sơn là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ tại Hà Nội, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ chất lượng, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc.
Lý do nên chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Phú Sơn:

• Đa dạng máy photocopy: Chúng tôi cung cấp các dòng máy từ các thương hiệu Ricoh,  Gestetner, Toshiba, Fuji Xerox đảm bảo chất lượng và độ bền cao cho mọi doanh nghiệp.
• Giao máy nhanh chóng, bảo trì trọn gói: Phú Sơn cam kết giao máy tận nơi nhanh chóng và cung cấp dịch vụ bảo trì trọn gói 0 đồng trong suốt quá trình sử dụng.
• Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp: Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ có mặt tại Hà Nội trong vòng 2 giờ để giải quyết mọi sự cố, bảo đảm máy hoạt động ổn định và hiệu quả.

   Dịch vụ cho thuê máy photocopy của Phú Sơn không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn đảm bảo máy luôn được bảo trì và sửa chữa kịp thời, giúp công việc văn phòng luôn diễn ra suôn sẻ.