Kinh nghiệm thuê máy photocopy không bị “hớ”

   Thuê máy photocopy là giải pháp tiết kiệm chi phí phổ biến cho các văn phòng, doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, nếu thiếu kinh nghiệm, bạn rất dễ “dính bẫy” giá rẻ, máy cũ, dịch vụ không minh bạch. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết kinh nghiệm thuê máy photocopy không bị hớ giúp bạn đưa ra lựa chọn thông minh nhất.

Xác định rõ nhu cầu sử dụng trước khi thuê

   Đây là bước đầu tiên nhưng cũng là bước quan trọng nhất. Việc xác định rõ nhu cầu giúp bạn tránh thuê máy quá đắt hoặc công suất vượt mức cần thiết, gây lãng phí.

• Dùng cho văn phòng nhỏ hay công ty lớn?
• Lượng bản in mỗi tháng là bao nhiêu?
• Có cần in màu hay chỉ trắng đen?
• Có cần chức năng scan, fax, in mạng hay không?

   Chẳng hạn, nếu bạn chỉ cần in khoảng 5.000 trang/tháng, một máy photocopy Ricoh công suất trung bình là phù hợp. Ngược lại, nếu in từ 20.000 – 50.000 trang, hãy chọn dòng máy tốc độ cao.

Lựa chọn đơn vị cho thuê uy tín, minh bạch

Những lý do nên chọn Phú Sơn:

• Cam kết cung cấp các dòng máy photocopy mới chính hãng, máy photocopy Refurbished, máy photocopy bãi nhập khẩu từ các thương hiệu khác nhau trên thế giới như Ricoh, Toshiba, Xerox, Gestetner,...
• Hợp đồng rõ ràng, linh hoạt: Tùy theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, Phú Sơn có thể cung cấp hợp đồng theo tháng, quý hoặc năm. Hợp đồng thể hiện đầy đủ quyền lợi, chi phí, chính sách bảo trì – giúp khách hàng yên tâm sử dụng lâu dài mà không lo chi phí phát sinh.
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận nơi 2-4h: Với hệ thống kỹ thuật viên tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bắc Ninh, Hải Phòng…, Phú Sơn cam kết hỗ trợ siêu tốc, không để khách hàng chờ đợi ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
• Nếu trong quá trình sử dụng bạn cảm thấy thiết bị không đáp ứng đủ nhu cầu in ấn, Phú Sơn sẵn sàng đổi sang máy khác phù hợp hơn – không mất thêm chi phí.

👉 Xem ngay: Cập nhật bảng giá thuê máy photocopy mới nhất năm 2025 tại Phú Sơn

Kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký kết

   Hợp đồng là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Một số nội dung cần lưu ý bao gồm:

• Thông tin máy: model, đời máy, công suất
• Giá thuê, giới hạn số bản in miễn phí hàng tháng
• Chi phí phát sinh khi in vượt số lượng quy định
• Chính sách bảo hành, bảo trì định kỳ
• Điều khoản thanh lý, đổi máy, chấm dứt hợp đồng

   Tránh các hợp đồng không ghi rõ chi tiết, dễ bị đơn phương tăng giá hoặc không hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố.

Yêu cầu test máy, kiểm tra thiết bị tận nơi

   Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu bên cho thuê kiểm tra thực tế. Một số điểm cần kiểm tra:

• Máy in ổn định, không kẹt giấy
• Bản in sắc nét, không bị sọc, không bị lem
• Chức năng scan, in mạng, nạp giấy tự động hoạt động tốt
• Kiểm tra bộ phận gạt mực, trống, cụm sấy – tránh máy bị “mông má”

Ưu tiên thuê máy đời mới, dễ dàng thay thế linh kiện

• Thường xuyên hỏng vặt, gây gián đoạn công việc
• Khó tìm linh kiện thay thế, chi phí sửa chữa cao
• Chất lượng bản in kém, dễ gây lỗi mực, kẹt giấy, in mờ, in nhòe
• Tốn điện, tiêu hao vật tư nhiều hơn máy đời mới

Dịch vụ hậu mãi – yếu tố không thể bỏ qua

   Khi thuê máy photocopy, dịch vụ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Một đơn vị uy tín sẽ có:

• Đội ngũ kỹ thuật viên trực 24/7
• Phản hồi nhanh trong vòng 2-4h
• Bảo trì định kỳ, thay mực miễn phí

   Phú Sơn hiện có hệ thống chi nhánh và kỹ thuật tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Bắc Ninh… phục vụ tận nơi cho tất cả khách hàng thuê máy.

   Hy vọng với những kinh nghiệm thuê máy photocopy không bị “hớ” ở trên, bạn sẽ có đủ kiến thức để lựa chọn thiết bị phù hợp và đơn vị cho thuê uy tín. Hãy luôn ưu tiên chất lượng – dịch vụ hậu mãi – độ minh bạch thay vì chỉ nhìn vào giá rẻ ban đầu.

   Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Hà Nội, TP.HCM và toàn quốc, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Phú Sơn – Đối tác tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp.