Hướng dẫn xóa và lưu trữ dữ liệu trong máy photocopy
Máy photocopy, máy in đa chức năng là thiết bị đã có ổ cứng từ khoảng năm 2003. Đây là thứ cho phép chúng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như đối chiếu các tài liệu lớn và tăng tốc quá trình in bản sao của các biểu mẫu và giấy tờ nhiều trang. Nhưng vào năm 2010, CBS News đã tung ra một video gây chấn động cộng đồng quản lý tài liệu: Nhiều máy trên thị trường đã lưu trữ tệp trên ổ cứng nội bộ của chúng và những ổ cứng này có thể tháo rời và truy cập được rất lâu ở máy photocopy. Bảo mật ổ cứng hầu như không tồn tại. Trong video, chỉ một nhà kho ở New Jersey chứa khoảng 6.000 máy photocopy có thể chứa 20.000 tài liệu mỗi máy. Điều đó có nghĩa là các biểu mẫu thuế thu nhập, giấy khai sinh, thẻ an sinh xã hội và hoặc các hồ sơ bảo mật khác. Trong video, các phóng viên bí mật của CBS đã mua một số máy photocopy và tìm thấy các tập tin từ báo cáo bắt giữ tội phạm đến hồ sơ y tế và bản sao phiếu lương có tên và địa chỉ. Vào năm 2013, một trong những công ty y tế đó, Affinity Health Plan, đã bị buộc tội 1,2 triệu đô la trong một vụ dàn xếp liên quan đến một máy photocopy nằm trong báo cáo của CBS. Lưu trữ và xóa dữ liệu quan trọng hiện là một phần rất thực tế và rất quan trọng trong việc sử dụng máy photocopy của bất kỳ công ty nào.
Từ đây cho chúng ta một điều rằng: Bảo mật và đảm bảo thiết bị bao gồm các tính năng cần thiết để xóa ổ cứng bên trong hoặc mã hóa bất kỳ dữ liệu lưu trữ nào có thể chứa bên trong. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan nhà nước hoặc bất kỳ ai tương tác với các tài liệu mà việc tiết lộ sẽ vi phạm các quy định hoặc quy định của nhà nước. Dưới đây Phú Sơn sẽ giúp bạn có thể xóa dữ liệu quan trọng khỏi máy của mình và đảm bảo bạn được bảo vệ khỏi hành vi trộm cắp danh tính hoặc bất kỳ vấn đề xâm phạm dữ liệu nào khác.
Chú ý đến các hệ thống sử dụng bộ nhớ RAM
Các hệ thống sử dụng RAM để lưu trữ thông tin cho các công việc in và sao chép cơ bản không cần ghi dữ liệu đó vào ổ cứng. Khi thông tin này được lưu trữ trong RAM, bạn sẽ được hưởng lợi từ tính chất dễ bay hơi của phương tiện lưu trữ đó. Tắt máy in và thông tin đó thường bị xóa. Điều này rất không giống như ổ cứng lưu trữ thông tin đó cho đến khi bị xóa hoặc ghi đè.
Hệ thống hỗ trợ độc quyền, nhưng chúng không đáng tin cậy
Hầu hết các máy photocopy sử dụng file tệp dữ liệu không chuẩn, do đó khi ổ cứng được tháo ra, chúng không thể kết nối với PC và đọc được dữ liệu. Điều đó có nghĩa là tài liệu của bạn sẽ được bảo vệ tối thiểu về khả năng đọc ổ cứng từ máy photocopy bình thường. Tuy nhiên, điều này không bảo vệ tài liệu của bạn khỏi phần mềm phức tạp hơn được thiết kế để xâm nhập vào các hệ thống phòng thủ đơn giản đó và truy xuất dữ liệu từ các sản phẩm của các nhà sản xuất khác nhau.
Sử dụng các tùy chọn phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu cho tốt
Đa phần các máy photocopy đa chức năng đều bao gồm một tùy chọn, ít nhất, để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các tác vụ sao chép và in ấn. Một số phần mềm này liên quan đến việc xóa ngay lập tức khi hoàn thành công việc, trong khi phần mềm khác sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa an toàn dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa khi thiết bị được bán, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc thay thế. Ngoài ra còn có phần mềm đảm bảo hình ảnh quét của bạn được mã hóa khi chúng được ghi vào ổ đĩa để bảo vệ thêm các tệp và dữ liệu nhạy cảm của bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy hiệu quả cho người mới
Các phương pháp hay nhất để luôn được bảo vệ dữ liệu
Có phần mềm bảo mật là một bước đầu tiên tốt, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc nó thực sự an toàn. Trước hết, đừng chỉ sử dụng phần mềm bảo mật khi bạn mở máy photocopy hoặc máy in. Sử dụng nó hàng ngày, hoặc ít nhất hàng tuần để loại bỏ bất kỳ tệp tích lũy nào cho tốt. Hãy biến nó thành một phần trong các hoạt động thường xuyên của công ty bạn và chỉ định ai đó làm nhiệm vụ này như một phần của bản mô tả công việc của người đó.
Bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn được bảo vệ hoàn toàn khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc khi bạn bán nó. Trong những trường hợp này, chạy ghi đè bảo mật hai lần có thể không phải là một ý tưởng tồi. Và, nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng bất kỳ thông tin bảo mật quan trọng nào đã bị hủy, hãy tháo ổ cứng và hủy nó — chỉ cần đảm bảo nhận được chứng chỉ hủy từ nhà cung cấp.
Phú Sơn – đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy photocopy
Là đơn vị nhập khẩu trực tiếp máy photocopy, Chúng tôi luôn mang đến những gì khách hàng cần. Với các dịch vụ kèm theo: Cho thuê máy photocopy, sửa chữa máy photocopy, bảo dưỡng máy photocopy. Phú Sơn mong muốn là một dối tác đáng tin cậy của khách hàng, là nơi để trao tin tưởng. Với đội ngũ KTV lên đến 50 người, được đào tạo có chuyên môn và tay nghề cao. Hãy nhấc máy lên và gọi 024 6655 9494 chúng tôi sẽ đến ngay!
----------------------------------------------
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHÚ SƠN
Hà Nội: Số 26B Phạm Văn Đồng, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội
TP HCM: Số 544/22 Lý Thường Kiệt, P.7, Q. Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Bắc Ninh: Số 07 - Lô 17 đường Lý Thần Tông, P. Võ Cường, TP Bắc Ninh
Hotline: 083.5335.999 | 083.5435.999
Email: copierphuson@gmail.com
Mọi người quan tâm: