Hướng dẫn sử dụng máy photocopy hiệu quả cho người mới

Máy photocopy là một trong những thiết bị, máy móc văn phòng quen thuộc hiện nay. Tuy nhiên để sử dụng máy photocopy như thế nào đúng và hiệu quả không phải ai cũng biết. Đặc biệt với những người mới lần đầu sử dụng máy hầu hết khá vất vả để tìm hiểu cách sử dụng của nó. Còn bạn thì sao? Nếu bạn cũng đang có cùng nỗi băn khoăn, lo lắng đó? Hãy cùng mình tìm hiểu cách sử dụng máy photocopy dưới đây.
 

Tổng quan các phím trên bảng điều khiển cảm ứng

Để sử dụng máy photocopy đúng cách cần quan tâm những gì?

Máy photocopy thường được cấu tạo, cài đặt rất nhiều chức năng khác nhau. Đặc biệt dòng máy càng hiện đại thì càng thêm nhiều tính năng. Vì thế nhiều người cứ nghĩ rằng cách vận hành sử dụng máy chắc hẳn rất khó. Song thực tế có thể nói sử dụng máy photocopy không hề khó như bạn nghĩ.  

Tuy nhiên nếu bạn là người lần đầu mua máy về sử dụng. Hay đơn giản bạn lần đầu học hỏi để sử dụng máy bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố. Hãy cùng Phú Sơn có những trải nghiệm tìm hiểu về cách sử dụng máy photocopy nhé!

 Xem thêm: Hướng dẫn photocopy chứng minh nhân dân 

Cấu tạo của máy photocopy

Các phím chức năng từ cơ bản đến nâng cao

Mỗi một loại máy photocopy đều được thiết kế, tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Vì thế để sử dụng máy bạn cần nắm bắt được các phím chức năng đó của máy. Mới đầu bạn nên ghi nhớ những bộ phím chức năng cơ bản đơn giản. Sau đó càng dần về sau bạn sẽ học, ghi nhớ các phím chức năng cao hơn. Điển hình như các phím chức năng về photocopy, scan, khổ giấy,....

Bạn cần quan tâm ghi nhớ vị trí cũng như chức năng cụ thể của từng phím chức năng. Có như thế thì việc sử dụng máy sẽ khá đơn giản và dễ dàng.

Nhận biết các chỉ báo đỏ cơ bản hiển thị trên mặt bàn điều khiển

Đây là điều cơ bản nhưng rất quan trọng mà bạn nên ghi nhớ. Nó sẽ giúp bạn chủ động trong việc sử dụng máy một cách an toàn, hiệu quả. Đặc biệt, bạn có thể phát hiện ra lỗi vận hành nhờ những chỉ báo này.
 

Cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu

Khi bạn đã ghi nhớ những yếu tố cần quan tâm trên thì việc sử dụng máy không còn đáng lo ngại. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây:
Bước 1:Khởi động máy photocopy
Ở bước này đầu tiên bạn cần kiểm tra xem đã cấp đúng nguồn điện cho máy chưa. Nếu rồi thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Như vậy là có thể khởi động máy dễ dàng. Nếu chưa bạn cần tìm bật công tắc ở bên cạnh để máy khởi động lên.

Trong thời gian đợi khởi động máy photocopy bạn cần kiểm tra bộ phận khay giấy. Bạn cần đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng, phù hợp ngay ngắn.
Bước 2: Đặt tài liệu cần photocopy vào máy

Bạn chỉ cần mở nắp máy. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế. Tại đó bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt. Sau đó đóng nắp máy lại là xong.
Hoặc bạn có thể để tài liệu cần photo lên nắp ADF để tự động chạy.
Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của tài liệu cần photo

Bạn quan sát bảng điều khiển sẽ thấy các nút chức năng báo số lượng và màu sắc. Tùy thuộc vào nhu cầu để lựa chọn cho đúng nhu cầu của mình. Bao gồm: Số lượng bản copy, in hai mặt hay một mặt, ....
Với một số tài liệu dày và bạn cần photo thành nhiều bản, bạn cần sử dụng chế độ chia bộ để đảm bảo tài liệu khi copy ra đúng thành bản. Tránh trường hợp bạn phải dành thời gian để sắp xếp lại tài liệu.
Bước 4: Chọn đúng kích thước khổ giấy
Việc lựa chọn đúng kích thước của giấy rất quan trọng. Kích thước chuẩn khổ giấy là 8.5 x 11 inch. Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn khổ giấy khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu công việc của bạn.
Bước 5: Nhấn "START"

Đây là bước cuối cùng khi bạn hoàn thiện các quá trình sử dụng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút Start để quá trình photo bắt đầu.  Khi đó bạn sẽ thấy được những bản tài liệu sẽ ở phía trước của máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn chưa? Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì.
Trong trường hợp bạn photocopy nhiều nhưng yêu cầu của bản in không đúng như bạn mong muốn thì bạn nhấn nút Stop để dừng quá trình copy để điều chỉnh lại phù hợp với yêu cầu của bạn
>>> tìm hiểu thêm : cho thuê máy photocopy giá rẻ

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Cách sử dụng máy photo khá đơn giản và dễ dàng nếu bạn dành chút thời gian tìm hiểu. Tuy nhiên để máy hoạt động hiệu quả và có tuổi thọ lâu bạn nên chú ý.

Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản

• Tuyệt đối không nên tắt bật máy liên tục

• Khi nhu cầu sử dụng máy không thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy photocopy. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.

• Đặt máy ở vị trí thích hợp không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao

• Không nên vận hành máy liên tục, quá công suất giới hạn

• Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp ổn định

• Khi mới mua máy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng.

Chúng tôi vừa mới chia sẻ đến bạn hướng dẫn photocopy. Hy vọng bạn sẽ ghi nhớ những thao tác trên và thực hiện thành công, nhuần nhuyễn. Ngoài ra nếu bạn còn có những băn khoăn chưa được giải đáp? Hay bạn muốn tìm mua, thuê một chiếc máy photocopy. Phú Sơn tự hào với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành máy Photocopy, đáp ứng được tất cả nhu cầu của bạn cần. Với đội ngũ kỹ thuật viên gần 30 người, có thể hỗ trợ tất cả các vấn đề mà bạn mắc phải mà không thể giải quyết được - hỗ trợ kỹ thuật miễn phí cũng như đem đến tận tay bạn chiếc máy photocopy chất lượng nhất.
Chúc các bạn có một trải nghiệm thú vị!
------------------------------------------------------
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHÚ SƠN

Hà Nội: Số 26B Phạm Văn Đồng, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội

TP HCM: Số 544/22 Lý Thường Kiệt, P.7, Q. Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Bắc Ninh: Số 07 - Lô 17 đường Lý Thần Tông, P. Võ Cường, TP Bắc Ninh

Hotline: 083.5335.999 | 083.5435.999

Email: copierphuson@gmail.com