Gửi email tới Fax - Những điều bạn cần biết
Gửi fax từng là công việc quan trọng của văn phòng hiện đại dành trong các máy photocopy hay máy in đa chức năng. Nhưng gần đây email là phương thức truyền tải tệp nhỏ chiếm ưu thế. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi fax, nhưng muốn nâng cấp văn phòng của mình lên hệ thống kỹ thuật số hoàn toàn, dịch vụ hoặc hệ thống thì Email to Fax có thể là giải pháp tốt nhất. Có các dịch vụ trực tuyến và trong nhà có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng tài khoản email của riêng bạn. Đây là cách gửi email đến fax được thực hiện trong 5 bước đơn giản.
Chọn Nhà cung cấp hoặc dịch vụ sử dụng hợp lý nhất
Chỉ cần một click chuột từ Google, bạn có thể gửi email trực tuyến đến nhà cung cấp dịch vụ fax mà bạn muốn sử dụng bao gồm eFax, Send2Fax, MetroFax, FaxAge và ….. Hoặc bạn có thể tự tìm hiểu một số đơn vị hoặc thông qua giới thiệu từ người quen hoặc bạn có thể lựa chọn cho mình sử dụng thử từ các đơn vị.. Bạn mong muốn tìm một nhà cung cấp để dễ dàng sử dụng dịch vụ của mình một cách đơn giản nhất?
Tìm hiểu về giá cả và chi phí phải bỏ ra của doanh nghiệp
Sau khi bạn chọn nhà cung cấp, hãy quyết định mức độ dịch vụ bạn cần để đáp ứng các yêu cầu cho người dùng cần thiết và khối lượng hàng tháng của bạn. Phí gửi email đến fax có thể dao động từ 8 đô la / tháng (500 trang) đến 36 đô la / tháng hoặc hơn (2.500 trang) cho các tài khoản người dùng đơn lẻ hoặc bạn có thể nhận được một kiến trúc có thể mở rộng có thể hoạt động cho toàn bộ công ty của bạn. Ngoài ra, một số nhà cung cấp tính phí “thành viên” hàng năm cũng như phí sử dụng hàng tháng, sau đó tính phí cho bạn trên mỗi trang được gửi và nhận qua fax với một số tiền nhất định.
Định dạng cấu trúc email của doanh nghiệp
Gửi fax sẽ đòi hỏi phải mở chương trình email của bạn và tạo thư mới hoặc đính kèm tệp. Nó cũng có thể liên quan đến một email trực tiếp từ bất kỳ ứng dụng nào có thể gửi đến email. Để có kết quả tốt nhất, bạn sẽ nhập định dạng cấu trức email bằng địa chỉ tài khoản Email tới Fax cụ thể của mình. Bằng cách này, bạn có thể chỉ cần gõ “Fax” và gọi đến địa chỉ thích hợp nếu cần. Với một số hệ thống, bạn sẽ cần nhập số fax nhận vào trường Email người nhận, sau đó nhập tên miền Email to Fax (nó có thể giống như sau: “8882055555@emailtofax.com”). Mỗi hệ thống sẽ có các giao thức khác nhau, nhưng để đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn có thể dễ dàng định dạng cấu hình các ứng dụng của mình khi cần thiết. Một số hệ thống cũng cho phép nhiều người nhận fax và / hoặc email.
Thông tin chi tiết đề mục chuyển tải!
Chỉ vì bạn đang gửi fax qua email không có nghĩa là bạn không cần tiêu đề. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi fax cho một doanh nghiệp lớn có thể vẫn sử dụng máy fax cổ điển để nhận fax và có thể là thiết bị dùng chung giữa các bộ phận. Bạn thường có thể lưu trữ mẫu tiêu đề ở nơi nào đó mà nó có thể dễ dàng truy cập được trong các ứng dụng tài liệu của bạn, có thể là Adobe Acrobat, OpenOffice hoặc Microsoft Word.
Sử dụng các phương thức gửi email cũ
Nếu bạn muốn gửi một tệp kỹ thuật số đã sẵn sàng, chỉ cần gửi email đến địa chỉ được chỉ định trên tài khoản của bạn (xem định dạng ở trên) và đính kèm (các) tệp bạn muốn gửi . Hầu hết các dịch vụ email tới fax sẽ lấy bất kỳ tệp đính kèm nào và tự động chuyển đổi chúng thành fax, gửi chúng đến người nhận của bạn.
Tránh những rắc rối khi sử dụng dịch vụ email để fax
Trước khi quyết định một dịch vụ, hãy dùng thử bản demo. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đăng ký tài khoản dùng thử hoặc miễn phí và gửi một vài bản fax thử nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra một số vấn đề. Đầu tiên, nó sẽ cho bạn biết liệu một nhà cung cấp này có dễ sử dụng hơn nhà cung cấp khác hay không hoặc liệu nó có phù hợp hơn với quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp bạn hay không. Bạn muốn toàn bộ quy trình gửi email thành fax trở nên đơn giản và không phải là thứ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ lại mọi thứ bạn biết về fax. Nếu nó không giúp bạn tiết kiệm thời gian, thì nó có thể khiến bạn tốn kém tiền bạc.
Cân nhắc xem bạn cần hay muốn số fax miễn phí. Nhiều dịch vụ cung cấp một số điện thoại miễn phí, nhưng bạn có thể muốn hoặc không muốn đi theo tuyến đường đó — đặc biệt là với cuộc gọi toàn quốc “miễn phí” ngày nay cho hầu hết các dịch vụ điện thoại. Một số dịch vụ tự động nâng cấp bạn lên miễn phí ở một số mức giá nhất định.
Hiểu và so sánh chi phí của bạn khi gửi fax. Một dịch vụ có thể đặt giới hạn cao hơn một dịch vụ khác cho khối lượng fax hàng tháng. Đến và đi cũng được tính toán khác nhau và chi phí sẽ xác định mức độ bạn yêu cầu đối với mỗi loại. Nếu dịch vụ của bạn tính phí “mỗi fax” sau một số lượng fax nhất định, thì bạn muốn đảm bảo rằng bạn đã tính đầy đủ chi phí tiềm năng nếu bạn sử dụng số lượng fax cao hơn trong một tháng. Một điều khác cần nhận ra là hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ gửi email tới fax đều cung cấp một báo giá tùy chỉnh cho các giải pháp doanh nghiệp yêu cầu nhiều người dùng hoặc khối lượng đặc biệt lớn.
Xem thêm: Hướng dẫn xóa và lưu trữ dữ liệu ở máy photocopy
----------------------------------------------
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÚ SƠN
Hà Nội: Số 26B Phạm Văn Đồng, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội
TP HCM: Số 544/22 Lý Thường Kiệt, P.7, Q. Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Bắc Ninh: Số 07 - Lô 17 đường Lý Thần Tông, P. Võ Cường, TP Bắc Ninh
Hotline: 083.5335.999 | 083.5435.999
Email: copierphuson@gmail.com