Thuê máy photocopy là một trong những loại hình dịch vụ phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ mang đến nhiều tiện ích trong công việc mà nó còn giúp tiết kiệm tối đa chi phí. Tuy nhiên, làm thế nào để chọn thuê được dòng máy phù hợp, cũng như chi phí thuê máy photo hàng tháng như thế nào thì không phải ai cũng hiểu rõ.
Để giải đáp những thắc mắc này, bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 8 điều cần biết về dịch vụ thuê máy photocopy.
Lựa chọn máy photocopy phục vụ cho mục đích gì?
Trước khi quyết định mua hoặc thuê máy photocopy, khách hàng cần xác định được nhu cầu, mục đích sử dụng của thiết bị.
Chẳng hạn, nếu văn phòng bạn tài liệu in ấn nhiều, nhu cầu kinh doanh lớn thì nên mua máy photocopy có tốc độ cao để phục vụ công việc. Trong khi đó, nếu công ty, văn phòng của bạn nhỏ, nhu cần sao chép tài liệu thấp, chỉ theo thời vụ thì nên sử dụng hình thức thuê máy photo.
Giá của một chiếc máy photocopy không hề rẻ, do đó hãy xác định đúng mục đích để lựa chọn thiết bị sao cho tiết kiệm chi phí nhất, đồng thời vẫn đáp ứng đủ nhu cầu công việc của công ty, văn phòng.
Cần nắm được kiến thức cơ bản
Một trong những nguyên tắc quan trọng khi mua hoặc thuê máy photocopy là nắm vững được các kiến thức cơ bản về máy. Điều này không chỉ giúp bạn chọn được sản phẩm ưng ý mà còn tránh không bị nhân viên tư vấn “dụ dỗ” mua phải chiếc máy đắt tiền nhưng không sử dụng hết chức năng.
Hiện nay, máy photocopy được chia làm một số loại cơ bản dưới đây:
-
Máy photocopy kỹ thuật số: Đây là dòng máy phổ biến nhất hiện nay, việc sử dụng vô cùng tiện lợi, dễ dàng, được nhiều công ty, văn phòng lựa chọn
-
Máy photocopy laser: Ưu điểm của thiết bị này là giá cả phải chăng, tốc độ in ấn lớn, hoạt động bền bỉ
-
Máy photocopy màu: Đây là dòng máy photo đắt tiền nhất và cũng hay xảy ra lỗi nhất do đó bạn cần cân nhắc khi chọn mua thiết bị này.
Kiểm tra tốc độ in ấn của máy
Theo nhận định của các chuyên gia, sau thời gian sử dụng máy photocopy sẽ khó tránh khỏi những trục trặc nhất định. Do đó, bạn cần việc kiểm tra tốc độ in ấn đồng thời cân bằng việc sử dụng máy.
Ngoài ra, cần tham khảo thêm một số chức năng hỗ trợ khác như:
-
Máy có khả năng in 2 mặt không?
-
Máy có khả năng tăng – giảm kích thước tài liệu không?
Mức giá khi thuê máy photocopy bao nhiêu là hợp lý?
Khi thuê máy photocopy thì giá cả luôn là một trong những vấn đề được khách hàng quan tâm hàng đầu. Do nhu cầu sử dụng ngày càng cao do đó trên thị trường xuất hiện nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photo. Tuy nhiên, mỗi cơ sở lại có mức báo giá khác nhau. Vậy, đâu là mức giá hợp lý nhất?
Theo các chuyên gia trong ngành, tùy thuộc vào từng dòng máy cũng như công suất sử dụng mà giá thuê máy photo sẽ có sự chênh lệch. Tuy nhiên, hiện nay phổ biến nhất là mức giá 800.000 đồng/tháng với công suất in ấn cơ bản. Và tối đa là 2 triệu đồng cho các dòng máy công suất in cực lớn.
Tùy vào nhu cầu công việc mà bạn có thể yêu cầu thêm một số tính năng khác của máy photo. Khách hàng có thể tham khảo trước báo giá của các bên để so sánh và tìm ra mức giá thuê hợp lý nhất.
Quyền lợi của khách hàng khi thuê máy photocopy
Nhiều khách hàng vẫn lầm tưởng rằng, so với việc mua máy mới thì thuê máy photo sẽ bị hạn chế quyền lợi sử dụng. Tuy nhiên, điều này hoàn toàn sai lầm.
Chẳng hạn, khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy tại Phú Sơn, trong hợp đồng ghi rõ: trong suốt thời gian cho thuê, khách hàng có toàn quyền sử dụng máy. Ngoài ra, bạn còn nhận được nhiều chính sách hỗ trợ bảo hành cũng như các quyền lợi với máy photo.
Tuy nhiên, đi kèm với quyền lợi là trách nhiệm giữ gìn, hoạt động máy theo đúng hướng dẫn từ phía nhà cung cấp. Khi máy gặp sự cố, toàn bộ chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện hoàn toàn miễn phí.
Trong quá trình vận hành thiết bị, nếu gặp trục trặc, chỉ cần liên hệ với Phú Sơn, đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ có mặt nhanh chóng, giúp bạn khắc phục sự cố, tránh làm gián đoạn tiến độ công việc.
Bên cạnh đó, khi thuê máy photocopy tại Phú Sơn, khách hàng còn nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn sau:
-
Thay thế mực in miễn phí
-
Được sử dụng các dòng máy photocopy đời mới, hiện đại nhất từ các hãng
-
Miễn phí bảo hành, sửa chữa hàng tháng
-
Được hướng dẫn sử dụng miễn phí và đào tạo sử dụng máy photo cơ bản
Làm sao để xác định loại máy cần thuê
Để xác định được loại máy cần thuê, trước tiên hãy nắm rõ nhu cầu in ấn, sử dụng hàng ngày. Chẳng hạn: Công suất sử dụng là bao nhiêu? Lựa chọn máy nào tiết kiệm nhiên liệu, bền bỉ.
Khi đã nắm rõ những thông tin này, chỉ cần đặt yêu cầu đối với nhà cung cấp, bạn sẽ được tư vấn và chọn ra dòng máy phù hợp nhất. Vừa đáp ứng nhu cầu công việc lại tiết kiệm tối đa chi phí.
Ngoài ra, bạn không cần phải quá lo lắng bởi khi gặp các sự cố, bên cho thuê sẽ sửa chữa, bảo hành hoàn toàn miễn phí. Do đó, hãy nghiên cứu kỹ nhu cầu in ấn của công việc để dễ dàng hơn trong việc xác định loại máy photo cần thuê.
Dựa vào đâu để thanh toán tiền thuê hàng tháng?
Dựa vào đâu để thanh toán tiền thuê máy photocopy hàng tháng là thắc mắc của nhiều khách hàng hiện nay. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi các đơn vị cho thuê bao giờ cũng có bảng giá và cách tính chi phí hợp lý nhất.
Hàng tháng, nhân viên của bên cung cấp sẽ gửi hóa đơn đến khách hàng bằng việc tính số bản in được thống kê sẵn trong máy. Tùy theo số lượng bản in mà sẽ tương ứng với mức tiền mà khách hàng phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ.
Do đó, bạn không cần phải lo về việc bị “hét giá” hoặc báo giá khống bởi công suất thực tế bạn sử dụng bao nhiêu thì chỉ phải chi trả chi phí bấy nhiêu. Hoàn toàn không bị ép buộc hoặc có một định mức giá nhất định nào.
Thông thường hiện nay, nhiều đơn vị cho thuê máy luôn hỗ trợ mức in miễn phí hàng tháng là 3.000 bản in/tháng. Do đó, nếu trong tháng bạn chỉ sử dụng trong khoảng mức in miễn phí thì chỉ phải thanh toán mức giá niêm yết cho thuê trong hợp đồng ký kết.
Trước hợp nếu khách hàng sử dụng mức in vượt quá so với số lượng bản in miễn phí trong tháng thì phải thanh toán thêm khoản phí nhỏ phụ thu. Mức phí này được tính với công thức như sau: Phụ trội = Số bản in trội *100đ.
Trong quá trình thuê có được đổi trả hay không?
Thông thường, nếu mua máy photocopy mới thì khách hàng chỉ được đổi trả trong vòng 3 – 5 ngày. Tuy nhiên, sử dụng dịch vụ thuê máy photo thì bạn được bảo hành đổi trả máy trọn đời hợp đồng.
Điều này đồng nghĩa với việc, nếu thiết bị bạn thuê gặp trục trặc hay sự cố, ngay lập tức bạn được chuyển sang dòng máy mới. Ngoài ra, khi nhu cầu in ấn tăng cao, bạn muốn nâng cấp sang thiết bị hiện đại hơn, chúng tôi hỗ trợ chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu công việc của bạn.
Do đó, so với mua máy mới thì sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy có nhiều tiện lợi hơn. Khách hàng luôn nhận được nhiều ưu đãi và quyền lợi tốt nhất.
Xem thêm: Thuê máy photocopy giá rẻ tại TP.HCM
Hiện nay trên thị trường, Phú Sơn được đánh giá là địa chỉ cho thuê máy photo uy tín, chất lượng nhất. Chúng tôi cung cấp đến khách hàng nhiều dòng máy đến từ các thương hiệu nổi tiếng như: Toshiba, Ricoh,….với mức giá cạnh tranh nhất. Tại đây, bạn sẽ được tư vấn chi tiết, cụ thể để chọn ra thiết bị phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng cũng như điều kiện kinh tế.