Những điều cần nên chú ý trước khi quyết định thuê máy photocopy?

Ngày đăng: 10:10 - 24/08/2019 Lượt xem: 1.743

Cỡ chữ

Hiện nay, dịch vụ cho thuê máy photocopy ngày càng phát triển bởi nó không chỉ giúp khách hàng tiết kiệm chi phí mà còn an tâm hơn khi sử dụng, không cần lo lắng về vấn đề sửa chữa, hỏng hóc.

Tuy nhiên, không ít người vẫn thắc mắc rằng, thuê máy photo cần chú ý những gì? Trong trường hợp nào thì nên thuê máy? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để tìm lời giải đáp.

Tại sao nên thuê máy photo?

Việc thuê máy photo ngày càng trở nên phổ biến bởi có nhiều lý do chính đáng khiến bạn phải sử dụng đến dịch vụ này.

Chẳng hạn, khi thuê máy sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, sử dụng linh hoạt và đặc biệt là phục vụ nhu cầu in ấn trong 1 số trường hợp hoặc một số sự kiện cần sử dụng máy như: hội nghị, hội thảo, sự kiện,…..

Dưới đây là một số lý do chính mà bạn nên sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy:

Không cần đầu tư vốn ban đầu nhiều

Với các công ty doanh nghiệp vừa và nhỏ khi nhu cầu in ấn tài liệu ít thì thuê máy photo là một trong những hình thức giúp họ tiết kiệm và giảm bớt các chi phí.

Bên cạnh đó, các thỏa thuận về dịch vụ như: được sửa chữa, bảo hành miễn phí, ký kết hợp đồng có thể thay đổi theo từng thời kỳ,…..cũng là những lý do khiến bạn nên sử dụng dịch vụ thuê máy photo thay vì mua mới.

Được sử dụng các dòng máy hiện đại

Để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, hiện nay các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê máy photo đều sử dụng các dòng máy đời mới, đa chức năng, tốc độ cao với công nghệ tiên tiến, hiện đại. Ngoài ra, khi thuê máy photo bạn còn được tư vấn, giải đáp miễn phí mọi vấn đề liên quan đến máy.

Thời gian sử dụng tùy theo khách hàng

Trong trường hợp bạn không có nhu cầu sử dụng máy lâu, chỉ dùng trong vài tráng hoặc một vài năm cho sự kiên hay dự án thì việc thuê máy photo là sự lựa chọn đúng đắn nhất.
Dịch vụ cho thuê máy với thời gian thuê linh hoạt giúp bạn có thể thay đổi, nâng cấp và tiết kiệm chi phí hơn so với việc mua máy mới.

Lợi ích của việc thuê máy photo

So với việc mua máy mới thì sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy cho văn phòng sẽ mang lại cho công ty, doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích thiết thực như:

Giá thuê rẻ hơn

Tất nhiên, so với việc mua máy mới thì thuê máy photo bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và hưởng mức giá rẻ hơn.

Chẳng hạn, để mua một chiếc máy photocopy mới cho văn phòng, bạn sẽ bỏ ra số tiền hàng chục triệu đồng (nếu muốn mua máy tốt, nhập khẩu 100%). Chưa kể đến các khoản phí phụ thêm như: bảo trì, sửa chữa, thay giấy mực,…..đây được xem là một khoản tiền lớn cho quỹ tài chính của công ty.

Trong khi đó, nếu lựa chọn thuê máy photocopy bạn chỉ cần trả chi phí thuê hàng năm, còn lại các chi phí khác như: phí mực, tài nguyên, sửa chữa,…. sẽ được bên cho thuê máy chi trả.

Do đó, so với mua máy mới thì thuê máy photo công ty, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể mà vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu công việc

Nâng cấp khi bạn phát triển

Thông thường, hợp đồng cho thuê máy photo đều cho phép khách hàng được đổi máy mà không cần lý do, thậm chí bạn có thể sử dụng được những dòng máy cao cấp nhất, hiện đại nhất trên thị trường nếu nhu cầu in ấn của bạn tăng cao.

Do đó, khi thuê máy, khi công ty phát triển, nhu cầu sao chép tài liệu lớn, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi không mất thêm bất cứ chi phí nào để thuê hay mua thêm máy mới.

Các công ty cung cấp dịch vụ photocopy sẽ luôn hỗ trợ bạn cập nhật các dòng máy mới, hiện đai, năng suất cao và tính năng hiện đại để đáp ứng công việc của bạn.

Độ dài hợp đồng có thể thay đổi

Độ dài hợp đồng có thể thay đổi là một trong những lợi ích thiết thực nhất khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy. Theo đó, bạn có thể thay đổi thời gian thuê sao cho phù hợp nhất.

Thông thường, các hợp đồng thuê máy photo thủ tục nhanh chóng, giúp bạn dễ dàng sử dụng máy trong một vài ngày với thời hạn 6 tháng hay một năm tùy ý. Sau thời gian trên, bạn có thể gia hạn thêm thời gian hoặc chấm dứt hợp đồng mà không bị ràng buộc hay phát sinh thêm nào.

Những điều cần chú ý trước khi quyết định thuê máy photo

Để lựa chọn đúng dịch vụ đồng thời đảm bảo việc thuê máy photocopy phát huy tối đa tác dụng và đáp ứng nhu cầu công việc, trước khi quyết định thuê máy, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lựa chọn thuê máy photo cho mục đích gì?

Xác định nhu cầu sử dụng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến việc bạn nên mua hay thuê máy photocopy.

Theo đó, bạn cần xác định rõ mua máy để dùng trong văn phòng với nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu số lượng nhiều hay ít, dùng để phục vụ kinh doanh hay mục đích cá nhân, từ đó đưa ra sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Thông thường, với những công ty, văn phòng lớn, nhu cầu in ấn nhiều thì bạn nên đầu tư máy mới. Ngoài ra, nếu sử dụng máy photo cho mục đích kinh doanh thì bạn nên đầu tư mua máy để chủ động hơn trong công việc.

Còn lại, với những văn phòng nhỏ, nhu cầu in ấn theo mùa hoặc theo từng đợt sự kiện thì nên sử dụng dịch vụ thuê máy photo để tiết kiệm chi phí.

Giá của một chiếc máy photocopy không hề nhỏ, nếu bỏ ra số tiền lớn nhưng không sử dụng hết công suất của máy thì vô cùng lãng phí. Và ngược lại, máy photo quá nhỏ không đáp ứng đủ nhu cầu công việc thì sẽ làm giảm năng suất lao động.

Bởi vậy, trước khi tìm kiếm đến dịch vụ cho thuê máy photocopy bạn cần xác định rõ thuê máy với mục đích nào để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Cần phải nắm được kiến thức về máy photo cơ bản

Để thuê được một chiếc máy photo ưng ý và hợp với túi tiền chưa bao giờ là bài toán đơn giản. Do đó, việc nắm vững các kiến thức cơ bản về máy là điều quan trọng.

Việc này sẽ giúp bạn chủ động và cảnh giác hơn trước những lời tư vấn, dụ dỗ của nhân viên cung cấp dịch vụ đồng thời tỉnh táo trước những lời “mật ngọt” để không “mất tiền oan”.

Hiện nay, các dòng máy photocopy được chia thành các loại dưới đây:

Máy photocopy kỹ thuật số: Đây là loại máy phổ biến nhất hiện nay và sử dụng dễ dàng, thuận tiện
Máy photocopy laser: Máy photo laser có tốc độ in ấn nhanh, hoạt động bền và mức giá rẻ hơn
Máy photocopy màu: Đây được xem là dòng máy “lắm tài nhiều tật nhất” và đắt tiền nhất. So với các loại máy truyền thống, máy photo màu thường xảy ra hỏng hóc, trục trặc

Kiểm tra tốc độ của máy

Trước khi lựa chọn máy photo để thuê, hay kiểm tra tốc độ in ấn của máy, điều này vô cùng quan trọng và cần thiết mà bạn không được bỏ qua.
Sau thời gian dài hoạt động máy sẽ gặp phải những trục trặc nhất định, do đó bạn cần kiểm tra tốc độ in và cân bằng việc sử dụng. Ngoài ra, đừng quên tham khảo thêm các chức năng hỗ trợ của máy như:

Máy có khả năng tăng/ giảm kích thước tài liệu không?
Máy in một mặt hay 2 mặt trên 1 trang giấy?,…..

Điều này sẽ giúp bạn đưa ra sự lựa chọn đúng nhất trong việc thuê máy photo và đảm bảo tối đa nhu cầu in ấn của công việc.

Xác định công suất, giá cả và loại máy

Nên lựa chọn dòng máy nào? Công suất ra sao? Đây là những câu hỏi bạn cần giải đáp trước khi lựa chọn thuê máy photocopy phù hợp nhất.

Trước tiên, hãy xác định công suất làm việc của máy, điều này phù thuộc vào khối lượng công việc cũng như nhu cầu in ấn của công ty bạn.

Chẳng hạn, nếu công việc bạn đòi hỏi photo 400 bản mỗi ngày, thì công suất mỗi tháng khoảng 12.000 bản. Theo đó, bạn cần lựa chọn thuê máy có công suất có thể đáp ứng được nhu cầu in ấn trên.

Dưới đây là bảng tổng hợp công suất làm việc của máy photocopy mà bạn có thể tham khảo:

Nhu cầu công việc	Chọn máy có tốc độ (bản/phút)	Công suất sao chụp mỗi tháng
Photocopy ít	16 – dưới 20	10.000 bản
Photocopy trung bình	20 – dưới 30	10.000 – 20.000 bản
Photocopy nhiều	30 – dưới 50	20.000 – 50.000 bản
Photocopy rất nhiều	50 bản/phút trở lên	Trên 50.000 bản/tháng

Sau khi đã lựa chọn được công suất của máy thì việc tiếp theo bạn cần làm là tìm hiểu giá cả. Thông thường, các dòng máy photo đa chức năng luôn đắt tiền hơn so với những loại máy khác. Theo các tiêu chí về công suất in ấn của máy mà bạn có thể ước lượng được mức giá từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất để tiết kiệm chi phí.

Cuối cùng, hãy lựa chọn hãng máy photocopy mà bạn muốn thuê. Trên thị trường hiện có vô vàn hãng máy photo nổi tiếng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau như: Toshiba, Ricoh, Canon,….với những ưu điểm khác nhau.
Do đó, căn cứ vào nhu cầu tài chính và mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn các dòng máy photo sao cho hợp lý nhất.

Tìm hiểu về sản phẩm và chức năng của máy photo

Các chuyên gia cũng khuyên bạn rằng, trước khi thuê máy photocopy cần tìm hiểu trước các thông tin về sản phẩm đặc biệt là các chức năng, tiện ích mà máy mang lại.

Tùy thuộc vào từng dòng máy mà sẽ có những tính năng khác nhau. Chẳng hạn, một số dòng máy như Ricoh hay Xerox thì mạnh về tính năng in màu, scan,….trong khi đó các dòng máy khác như Toshiba, Canon thì lại có ưu điểm về tốc độ in, đa dạng kích thước khổ giấy,…..

Do đó, hãy tìm hiểu qua và hiểu rõ về từng đặc trưng, ưu điểm của các dòng máy photocopy để lựa chọn thuê máy phù hợp nhất, tránh lãng phí tiền.

Thuê máy photocopy hiện đang là nhu cầu được đông đảo khách hàng quan tâm. Và nếu bạn đang có ý định thuê cho mình một chiếc máy photo đầy đủ tính năng, chất lượng tốt với mức giá hợp lý nhất thì đừng quên liên hệ với Phú Sơn để được tư vấn.

Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường, Phú Sơn cung cấp dịch vụ cho thuê máy photo dành cho các công ty, doanh nghiệp với đa dạng sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Khách hàng có thể liên hệ theo địa chỉ dưới đây để được nhân viên của Phú Sơn tư vấn và giải đáp:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ PHÚ SƠN
Địa chỉ: 26B Phạm Văn Đồng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 024 2024 3399 - 083 5335 999
Email: copierphuson@gmail.com
Website: http://mayphotophuson.vn

Trang trước

Email In trang